衢采发〔2010〕5号

为了确保档案资料的完整、安全和便利，根据政府采购特点，现对档案资料的收集、整理、归档、保管、调用等做如下规定：

一、档案分类与内容

1、政府采购档案：指通过政府采购活动，直接形成的各种文字、图表、磁盘、光盘等不同媒质载体，是反映政府采购活动的重要记录和史料。具体包括：

（1）政府采购计划表

（2）政府采购委托单

（3）采购价格调查表

（4）采购方式变更申请批复

（5）采购进口产品及指定品牌采购的申请批复

（6）征求意见公告、资格预审公告、采购公告、答疑澄清公告、中标成交公告（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）

（7）报名资料

（8）评审专家名单及抽取记录

（9）供应商签到表、评审专家签到表

（10）开标现场记录、开标一览表、询标记录

（11）评委打分表及汇总表

（12）评标（或谈判、询价）报告

（13）采购响应文件有关正本，包括有关文件、资料等

（14）采购人对采购结果的确认意见

（15）中标（成交）通知书

（16）政府采购合同

（17）项目验收报告或其他验收文件资料

（18）供应商质疑材料、处理过程记录及答复

（19）供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定

（20）其他需要存档的资料

2、其他档案：包括采购制度、上级文件、重要报纸、杂志、宣传资料、供应商违约记录等；

二、建档原则与要求

1、坚持实事求是原则，保证建档资料的真实性，不得弄虚作假，涂改、伪造档案。

2、坚持统一管理原则，由采购综合部负责档案的归集与管理，实行专人保管制度，维护档案的完整性，不得分散保存。

3、坚持档案保密原则，对应当保密的档案妥善保管，维护档案的安全性。

三、档案收集与存档

1、移交

（1）业务部自发出项目的中标成交通知书后，负责按归档顺序整理完成全套的采购资料交与综合部相关人员。

（2）移交的采购档案必须是符合本次采购组织形式、采购方式和采购程序的合法有效文件，如为复印件，需在复印件上注明原件存放处并签名。

（3）对于遗失无法补齐的，应书面说明原因并报请分管领导签字确认后归档。

2、接收

（1）综合部接收业务部的档案，接收人要认真按建档范围和内容进行核对。对资料不齐、内容不全的采购档案由业务部经办人补齐后再移交。

（2）综合部受理项目档案后负责催促采购合同及后续的履约验收资料的归集。

3、存档

综合部经办人员按季度进行归档，对照归档要求，负责整理、核对、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

四、档案查阅与管理

1、查阅档案须办理登记手续，填写档案调阅申请单，并报分管领导批准。

2、查阅档案为现场查阅，政府采购档案不得带出单位。

3、查阅人如需要复印档案，须报分管领导批准后由档案管理人员复印，并在登记簿上注明复印内容及档案的具体卷号、页数。

4、严格遵守《保密法》和《保密法实施细则》的有关规定，任何人不得泄露档案秘密或将档案据为己有。

5、档案管理人员应经常查看档案有无受潮、虫蛀、破损的现象，确保档案的完整和安全，如有破损应及时修补和复制。

五、档案保存与销毁

1、政府采购档案的保存期限按《中华人民共和国政府采购法》规定的十五年保管要求。到期的档案在每年的第一季度集中销毁一次。

2、对需要销毁的档案经单位分管领导批准后送保密纸回收点统一销毁。

                                                                                                                       衢州市公共资源交易中心

                                                                                                                         二○一○年八月二十三日